Fluxo de caixa: saiba como fazer o controle eficiente na empresa

26 fevereiro 2020
Entenda o que é fluxo de caixa e como ele pode contribuir com a gestão financeira da sua empresa. Aprenda, ainda, a montar um alinhado às suas necessidades.

Controlar movimentações financeiras é o primeiro passo para o sucesso econômico de uma empresa. O melhor instrumento para fazer isso de forma eficiente é o fluxo de caixa. Podemos entender o fluxo de caixa como a representação da saúde financeira de uma empresa.

Essa é a sua importância principal, mas ele pode contribuir com sua empresa trazendo informações mais estratégicas. O fluxo de caixa demonstra como está a eficiência operacional da sua empresa, qual é a lucratividade do seu negócio e como investimentos e dívidas afetam o resultado financeiro.

Se você ainda não o utiliza ou se tem dúvidas sobre como pode aproveitá-lo estrategicamente na gestão dos seus negócios, este artigo foi feito para você! Nele, vamos explicar o que é fluxo de caixa e como ele pode contribuir com a gestão financeira da sua empresa. Aprenda, ainda, a montar um alinhado às suas necessidades. Boa leitura!

O que é o fluxo de caixa?

Embora seja um recurso fundamental para qualquer empresa, o fluxo de caixa costuma ser utilizado de forma pouca estratégica na gestão de negócios. Fica restrito ao registro simples e entradas e saídas de recursos da empresa. Dessa forma, muitos dados acabam ficando de fora ou são pouco aproveitados nas análises.

Para que você faça o melhor uso dessa importante ferramenta, vamos apresentar uma visão geral sobre o fluxo de caixa, das definições básicas aos cálculos mais importantes que devem ser feitos. Começaremos pelo conceito.

Fluxo de caixa é um relatório que demonstra o resultado financeiro das operações, investimentos e financiamentos de uma empresa para um determinado período de avaliação.

Cada uma dessas três áreas é caracterizada pela entrada e saída de recursos, mas é importante compreender que tipos de valores precisam ser considerados.

Para que as análises feitas por meio do fluxo de caixa sejam eficientes é preciso que ele tenha um padrão e seja atualizado com a máxima frequência possível, de preferência, diariamente. Isso não quer dizer que você deve fazer as análises estratégicas mais completas e complexas todos os dias. Mas os registros não podem ser perdidos de vista.

Mantendo esse cuidado, você assegura que não haverá distorção nas informações. Assim, é possível fazer análises presentes mais corretas e, também, fazer projeções futuras com maior segurança. Embora o fluxo de caixa seja uma fotografia do desempenho recente do negócio, tem uma aplicação muito efetiva na previsão de resultados futuros.

Essas projeções garantem um dos principais benefícios do fluxo de caixa: antecipar riscos e resultados. No seu dia a dia como gestor você já deve, frequentemente, valorizar a previsibilidade. Em gestão financeira, não há nada pior do que ser surpreendido com um resultado negativo ou que gera despesas superiores às capacidades de pagamento à vista.

Gerenciar adequadamente o fluxo de caixa, evita esse tipo de situação. Mas, como há sinalizamos, as vantagens dessa ferramenta são inúmeras. Vamos enumerar todas. Continue a leitura!

Quais os objetivos do fluxo de caixa?

O principal objetivo do fluxo de caixa é demonstrar qual é o desempenho financeiro da empresa. De forma geral, podemos dizer que as informações trazidas pelo fluxo de caixa giram em torno das operações do empreendimento. Ou seja, relacionam-se às receitas e aos custos de produção. O saldo entre receitas e custos indicará qual é a lucratividade da empresa.

Mas o controle financeiro não para por aí. Essa lucratividade pode interferir ou pode ser impactada pelos investimentos e pelos empréstimos. Depois de considerados todos esses fatores, conseguimos avaliar o que vai bem e o que precisa ser corrigido no controle orçamentário.

Isto é, uma empresa pode ter um excelente resultado operacional e, mesmo assim, ter um resultado negativo. Para isso, basta que esteja com um nível elevado de endividamento ou tenha feito investimentos em quantias superiores às receitas obtidas.

Em contrapartida, o empreendimento pode ter um rendimento operacional ruim e, ao mesmo tempo, alcançar um resultado geral surpreendente. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando há ingresso de recursos decorrente da venda de ativos ou quando há integralização do capital social, por exemplo.

Como é possível observar, o fluxo de caixa deve ser avaliado na integralidade e não apenas na esfera operacional, que, geralmente, é que recebe maior atenção dos gestores. Nesse caso, o diagnóstico financeiro pode estar comprometido por conta dos dados que deixaram de ser considerados no cálculo.

Além disso, o fluxo de caixa deve ser analisado regularmente. A avaliação esporádica também pode levar a uma percepção equivocada. É o que ocorreu nos exemplos que apresentamos acima, sobre como os resultados podem ser distorcidos por fatos excepcionais, tais como a integralização do capital social ou um vultuoso investimento.

Se o fluxo de caixa for acompanhado com frequência, elimina-se essa distorção ao identificar pontos fora da curva em contraposição aos resultados mais consistentes e compatíveis com a realidade da empresa.

Qual a importância do fluxo de caixa?

Como demonstramos, o fluxo de caixa permite fazer uma série de análises estratégicas para a empresa. Destacamos as seguintes vantagens:

Entretanto, esses benefícios só serão obtidos de forma efetiva se o fluxo de caixa estiver sempre atualizado. Citamos que é possível usar o fluxo para fazer comparações entre períodos. Mas como identificar semelhanças ou diferenças entre eles se as informações não forem rigorosamente controladas.

O que estamos sinalizando para você é que é fundamental manter os mesmo critérios de apuração dos dados. Isso só é possível com o controle sistematizado dos dados. Por isso é tão importante estabelecer métodos e processos de verificação e atualização dos valores.

Quais os impactos pode trazer à empresa?

O fluxo de caixa deve ser compreendido como uma ferramenta de melhoria da gestão financeira da empresa. Para isso, precisa ser adotado estrategicamente para fazer projeções, para mensurar resultados e para realizar mudanças.

Essa atenção rende impactos positivos para a empresa. Vamos detalhar os principais!

Melhora a eficiência operacional

O fluxo de caixa é uma espécie de diagnóstico das operações da empresa. Todo o esforço feito para gerar receita é sintetizado no relatório. De um lado, temos o faturamento obtido e, de outro, as decisões financeiras que impactaram no desempenho.

Custos diversos, modelo de financiamento e investimentos realizados interferem significativamente na receita gerada com vendas de produtos ou prestação de serviços. Dizemos que uma empresa se torna mais eficiente quando consegue produzir mais, consumindo menos recursos.

A análise do fluxo de caixa evidencia essa situação e leva a mudanças que buscam reduzir os custos com objetivo de melhorar o rendimento do negócio. Assim, consegue-se melhorar a eficiência operacional.

Facilita a redução de custos

Esse impacto é, basicamente, decorrente do anterior. Depois de analisar o fluxo de caixa, fica mais fácil verificar quais custos podem ser reduzidos. Muitas vezes, as mudanças são simples, mas geram resultados promissores.

Por exemplo, se o pagamento a fornecedores está pesando no orçamento, é possível negociar melhores condições. Isso só ficará claro a partir da análise atenta do fluxo de caixa.

O mesmo vale para os tributos. Se o fluxo de caixa indica um custo excessivo com pagamento de tributos, talvez seja interessante rever o planejamento tributário, buscar recuperação de impostos e até mesmo mudar o regime tributário da empresa.

Gestores que se atentam aos dados do fluxo de caixa conseguem fazer uma redução de custos inteligente. Isto é, que consegue diminuir as despesas sem prejudicar as operações.

Controla o endividamento

Um dos aspectos destacados no fluxo de caixa é o financiamento. Ou seja, como a empresa sustenta suas operações. O financiamento pode ser por meio de capital próprio ou de terceiros. Neste caso, estamos falando de empréstimos.

Se não há um acompanhamento periódico do fluxo de caixa, os gestores podem perder a noção sobre o peso das dívidas sobre o rendimento da empresa. Acompanhar as movimentações financeiras por meio do fluxo de caixa é, também, uma forma de controlar o nível de endividamento da organização.

Quais são as principais informações do fluxo de caixa?

Antes de montar um fluxo de caixa é fundamental compreender os componentes principais desse relatório. Como já sinalizamos, o fluxo de caixa deve ser dividido em três:

Agora, explicaremos quais dados devem ser considerados em cada uma dessas três áreas. Confira!

Fluxo de caixa das operações (FCO)

No fluxo de caixa das operações, o foco é o resultado obtido por meio da atividade principal da empresa. Para isso, ele considera os seguintes dados:

A receita representa a entrada de recursos enquanto todos os itens seguintes indicam desembolsos. No saldo, o fluxo de caixa das operações apontará qual foi o lucro líquido das atividades operacionais.

Provavelmente, você utiliza esse cálculo para ao analisar o faturamento com a venda de produtos ou prestação de serviços. Desconsiderando os custos, conseguimos verificar o qual é o percentual da receita obtida que efetivamente será convertido em lucro.

Entretanto, sinalizamos que há outros fatores que impactam o resultado. Ou seja, o caixa operacional é, de fato, muito importante, mas você terá um diagnóstico mais preciso se considerar todo o contexto financeiro da empresa.

Fluxo de caixa de investimento (FCI)

O fluxo de caixa de investimento é um dos fatores que pode comprometer ou favorecer o resultado financeiro geral da empresa. Ele está centrado nos valores que foram adicionados ou retirados do caixa em virtude dos investimentos. Por isso, as informações que devem ser incluídas nessa etapa são duas:

Haverá ingresso de dinheiro no caixa de investimento quando ocorrer a venda de algum ativo. Ele pode ser um ativo móvel, como equipamento, ou imóvel, como terrenos ou galpões. Isto é, a empresa está se desfazendo de um investimento feito anteriormente.

Por outro lado, ocorrerá a saída de recursos do caixa de investimento quando ocorrer a compra de um determinado ativo. Da mesma forma, esse ativo pode ser móvel ou imóvel. O custo do investimento, nesse caso, deve considerado como um desembolso.

No saldo do caixa, o resultado será positivo se, no período avaliado, a venda de ativos for superior às aquisições. E o saldo será negativo quando ocorrer mais compras do que venda de ativos.

Fluxo de caixa de financiamento (FCF)

O fluxo de caixa de financiamento avalia a circulação de recursos decorrentes das operações de financiamento (empréstimos) ou do capital social. Dessa forma, devemos incluir os seguintes dados:

A realização de novos empréstimos e a integralização de capital injetam dinheiro no caixa de financiamento. Já a amortização de empréstimos e o pagamento de dividendos representam a saída de dinheiro do caixa.

Como montar um fluxo de caixa?

Agora que você já conhece as três partes principais do fluxo de caixa, podemos montar a estrutura que será usada nos cálculos. Faremos isso usando um exemplo hipotético, para facilitar a compreensão. Abaixo, apresentamos o modelo compatível com as operações mensais de uma empresa. Confira!

Fluxo de caixa das operações
(+) Recebimento de clientes e outros R$ 760.000,00
(-) Pagamento aos fornecedores R$ 140.000,00
(-) Pagamento de funcionários R$ 85.000,00
(-) Pagamento de impostos R$ 62.000,00
(=) Caixa líquido das atividades operacionais R$ 463.000,00
Fluxo de Caixa de Investimento
(+) Venda de ativos  R$ 85.000,00
(-) Compra de ativos – R$ 210.000,00
(=) Caixa líquido das atividades de investimento – R$ 125.000,00
Fluxo de Caixa de Financiamento
(+) Novos empréstimos 210.000,00
(-) Amortização de empréstimos  – R$ 25.000,00
(+) Integralização de capital 105.000,00
(-) Pagamento de dividendos – 45.000,00
(=) Caixa líquido das atividades de financiamento    R$ 245.000,00
(=) Variação líquida no caixa ou equivalentes R$ 583.000,00
(+) Caixa no início do período R$ 95.000,00
(=) Caixa no final do período R$ 678.000,00

É fundamental que a elaboração do fluxo de caixa leve em consideração o período de referência. Ou seja, os caixas das operações, dos investimentos e dos financiamentos precisam estar, rigorosamente, dentro do mesmo prazo de análise.

Esse cuidado é muito importante, pois garante que as informações do relatório estarão de acordo com a realidade da empresa no momento que se pretende analisar.

Como fazer a projeção do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa não serve apenas para representar a movimentação financeira da empresa realizada em um determinado período. Esse instrumento pode e deve ser usado, também, para fazer projeções.

A projeção, ou previsão, do fluxo de caixa é estratégica para as empresas, pois facilita a tomada de decisões em relação aos fatores que podem comprometer o caixa da empresa. Além disso, serve como um importante instrumento para antever riscos.

Mas como fazer a projeção de fluxo de caixa de maneira correta? Para que a previsão apresente informações confiáveis, ela deve seguir alguns critérios. Vamos detalhá-los melhor. Acompanhe!

Defina objetivos

A projeção de fluxo de caixa deve atender a uma necessidade de avaliação. Ou seja, o gestor deve saber exatamente o tipo de informação que pretende obter. Em geral, a previsão é feita para orientar o processo decisório ou para organização financeira do período futuro.

Vamos imaginar o caso de um empreendedor que pretende expandir seu negócio. Nessa situação, ele terá que fazer investimentos. Mas de que forma esses investimentos vão impactar o caixa da empresa? Se for necessário buscar financiamento, como a dívida, no longo prazo, pode comprometer o fluxo financeiro do negócio?

A melhor maneira de encontrar respostas é por meio da projeção do fluxo de caixa. Na prática, o empreendedor estará simulando os efeitos possíveis. Com base nessa análise, poderá identificar se o momento é ou não oportuno para fazer um grande investimento.

Outro objetivo atrelado à projeção do fluxo de caixa é a organização financeira da empresa. Desembolsos financeiros são inerentes à gestão do negócio. Como demonstramos no modelo de fluxo de caixa, o empreendimento realiza o pagamento de funcionário, fornecedores, impostos e de dívidas, entre outros desembolsos. São custos necessários que precisam ser honrados pela organização.

Prever resultados é uma forma de identificar a capacidade de pagamento da empresa. Assim, é interessante que a projeção seja feita para que os gestores consigam ajustar o orçamento sem comprometer as operações. Isso pode ser alcançado, por exemplo, negociando melhor com fornecedores, reduzindo custos, renegociando dívidas, entre outras soluções possíveis.

A projeção de caixa, portanto, precisa atender a um propósito. Dessa forma, o gestor fará uma análise precisa e adequada às respostas que está buscando.

Estabeleça parâmetros confiáveis

Sabendo o que se quer descobrir por meio da projeção de fluxo de caixa, vem outro desafio: definir quais dados serão usados na projeção. O empreendedor precisa ter parâmetros confiáveis, ou seja, informações que sejam compatíveis com a realidade financeira da empresa.

Se a previsão considerar que receitas muito superiores à média do negócio, a análise ficará comprometida. A melhor forma de evitar essa falha é verificar o desempenho financeiro médio realizado em um período de tempo razoável. Por exemplo, os últimos seis meses.

Gestores que têm um bom controle mensal do fluxo de caixa, podem usar as informações de um semestre para verificar qual é a receita média e, também, quais são os custos médios com pagamentos rotineiros, como trabalhadores, fornecedores e impostos.

O risco de projetar o fluxo de caixa com base em um período específico é o de que o resultado usado como referência seja um ponto fora da curva. No mês anterior, por exemplo, o resultado de vendas pode ter sido excepcional por conta de algum fator muito peculiar, como datas comemorativas. O cálculo da média para um prazo maior diminui consideravelmente esse tipo de distorção.

Trabalhe com diferentes cenários

É importante, ainda, projetar cenários diferentes. Preferencialmente, um cenário realista (aquele que está mais alinhado aos resultados recorrentes da empresa), um cenário otimista e um cenário pessimista. Assim, fica mais fácil prever respostas a cada uma dessas situações.

Fique atento às mudanças

A projeção de fluxo de caixa diz respeito ao desempenho financeiro no futuro. Entre a projeção e a realização do fluxo de caixa, podem ocorrer mudanças que vão modificar a previsão. Por isso, é importante rever as projeções sempre que houver algum fato novo.

Como pode ser feita a conferência do previsto e realizado?

A conciliação bancária é a melhor maneira de fazer a conferência entre movimentações financeiras previstas e realizadas. Vamos explicar direitinho como funciona, partindo do conceito.

Conciliação bancária é a comparação entre os registros financeiros da empresa e o saldo em conta-corrente.

Dessa forma, os valores que estão registrados em relatórios precisam ser compatíveis com o que foi efetivamente creditado ou debitado das contas-correntes da empresa.

Para que esse acompanhamento seja feito com maior agilidade e eficiência, o recomendado é manter um controle de caixa diário. Muita atenção neste ponto: controle de caixa é diferente do fluxo de caixa.

O fluxo, como descrevemos anteriormente, verifica o desempenho financeiro da empresa considerando todas as esferas que impactam o orçamento da organização, ou seja, operacional, investimentos e financiamento. Assim, é um relatório que se aplica melhor às análises mensais e anuais.

O controle de caixa, por sua vez, acompanha as movimentações financeiras rotineiras da empresa, registrando entrada e saída de recursos diariamente ou, dependendo do modelo de negócios, semanalmente.

Portanto, o controle de caixa gera os dados que farão parte do fluxo de caixa. Se essas informações forem conferidas com frequência, os apontamentos do fluxo de caixa serão mais confiáveis.

A conciliação bancária pode ser feita em quatro passos:

  1. faça a previsão das contas a pagar e a receber;
  2. registre as operações financeiras assim que houver ingresso ou saída de recursos do caixa;
  3. compare, ao final do dia (ou do período a ser verificado), se o saldo bancário corresponde com o saldo do controle de caixa;
  4. em caso de inconsistências, faça a conciliação bancária, comparando cada item registrado com o respectivo lançamento bancário.

É uma tarefa que, se for feita manualmente, exigirá muito tempo de dedicação e estará sujeita a falhas humanas. Por isso, é tão importante usar ferramentas de automação financeira.

Como fazer um controle eficiente do fluxo de caixa?

Pronto para colocar em prática tudo o que aprendeu sobre fluxo de caixa? Calma, ainda faltam alguns detalhes importantes. Para que esse controle seja eficiente é importante adotar alguns cuidados.

Como citamos desde o início deste artigo, o fluxo de caixa será um aliado importante na gestão da empresa se estiver amparado por dados confiáveis. A principal atenção que você deve ter, portanto, está relacionada às informações que serão usadas na elaboração do fluxo. Confira as dicas que elencamos abaixo:

Como já sinalizamos, a automação financeira, atualmente, é a grande aliada das empresas dos mais variados segmentos. Softwares voltados para essa finalidade fazem a integração das informações, favorecem a gestão de recebíveis e apresentam relatórios detalhados, muito importantes na tomada de decisões.

A evolução dos meios de pagamento é prova de que os recursos tecnológicos simplificaram as relações de consumo. Nesse novo contexto, fazer o controle manual do fluxo de caixa não faz mais sentido, não é mesmo? O ganho de eficiência na gestão financeira passa, necessariamente, pela automação.

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