O Brasil possui um dos sistemas financeiros mais avançados do mundo. Somos referência quando o assunto é automação bancária e devemos isso, em grande parte, aos tempos de inflação nas alturas que vivíamos até o início da década de 90.

Mas por que, ao contrário dos bancos, nossas empresas até hoje ainda têm dificuldade em lidar com as questões relacionadas à gestão financeira? Todos os dias escuto de algum gestor financeiro que sua maior preocupação é não saber o quanto sua empresa tem ou terá a receber nos próximos dias.

Cada vez mais as empresas vêm adotando o cartão de crédito como principal meio de pagamento. No entanto, na contramão da praticidade que o cartão oferece para seus usuários, administrar a carteira de recebíveis deste tipo de pagamento é uma das tarefas mais complicadas para qualquer empresa.

Atualmente, é difícil encontrar uma empresa que não possua um mínimo de controle sobre suas finanças. Incluo nesta afirmação desde a simples planilha eletrônica até o sistema de gestão integrada. Porém, nossos controles e sistemas foram idealizados olhando-se apenas para dentro das organizações (planejamento, controle, qualidade, custos, faturamento, contabilidade etc.). É como se o papel de um sistema de gestão terminasse no momento da emissão da nota fiscal, esquecendo-se que entre o momento da venda e o recebimento efetivo do dinheiro, que normalmente acontece em uma conta bancária, existe um intervalo que pode variar de alguns dias até anos.

Para complicar ainda mais, normalmente as empresas trabalham com duas ou até três redes adquirentes, e têm que se adequar às regras específicas de cada uma delas no que diz respeito a comissões e prazos de pagamento das vendas parceladas.

Para conviver, e não perder dinheiro, neste cenário altamente dinâmico, as empresas precisam definir processos e métodos para controlar suas carteiras de recebíveis de cartões de modo que consigam responder a três questões fundamentais:

• Nossas vendas com cartões de ontem foram, de fato, confirmadas pela rede adquirente?

• Quanto nós temos a receber hoje da rede adquirente?

• O valor pago pela rede adquirente é o valor realmente devido?

Para auxiliar as empresas a responder a estas questões, todas as grandes adquirentes oferecem meios que disponibilizam de forma automática as informações sobre suas vendas. Estas informações, chamadas de extratos eletrônicos, são essenciais para qualquer empresa que deseja adotar um processo eficiente em sua gestão das vendas com cartões.

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Como cada rede adquirente possui seu modelo próprio de extrato eletrônico, realizar a gestão e conciliação das vendas por conta própria não é muito recomendado, já que além de demandar muito esforço e investimento em sistemas, estes extratos mudam constantemente de formato, o que exige constante manutenção nos programas.

Hoje em dia existem empresas que são especializadas em oferecer ferramentas para gestão e conciliação das vendas com cartões. Como atendem a diversos clientes, essas empresas conseguem oferecer soluções completas com custo/benefício adequado ao orçamento de pequenas, médias e grandes empresas.

Uma boa ferramenta de conciliação de vendas com cartões deve ser capaz de não só auxiliar a responder as questões acima, mas também colaborar com a produtividade do departamento financeiro, permitindo que tarefas até então que demandavam muito tempo e esforço passem a ser realizadas de maneira rápida e simplificada:

Administração das despesas financeiras

Possibilitar a visualização das vendas realizadas apurando se a taxa cobrada pela adquirente, bom como as tarifas de locação de terminais POS estão sendo praticadas conforme acordo entre a empresa e a rede adquirente.

Controle de cancelamentos chargebacks

Permitir o controle sobre quais solicitações de documentos para comprovação de venda já foram atendidas, evitando-se assim débitos indevidos por chargeback, e também a apuração de cada cancelamento de venda recebido.

Gestão das operações de antecipações

Possibilizar a visualização das operações de antecipações realizadas junto as redes adquirentes, bem como o impacto das mesmas no fluxo de recebimento futuro.

Contabilização e baixa das liquidações

Integrar automaticamente com o sistema de gestão, enviando as informações de liquidação e demais movimentos financeiros, permitindo assim que as vendas sejam baixadas e contabilizadas de forma correta.

Ao implantar todos esses controles e processos, normalmente o departamento financeiro reduz em até 70% do tempo gasto para conciliar as vendas com cartões, isso sem contar nos benefícios de se ter informações confiáveis e em tempo real dos recebíveis de cartões.