ERP e Conciliadora de cartões: por que fazer essa integração?

14 abril 2021
Um ERP está para a Clínica Geral assim como uma Conciliadora de cartões está para a Cardiologia – considerando que o departamento financeiro é o coração das empresas. Ou seja, ambas as ferramentas precisam fazer parte da rotina financeira das organizações. Uma não existe sem a outra. Entenda os principais motivos para não usar um ERP como conciliador de cartões. Além das necessidades de se fazer a integração entre esses sistemas.

O Planejamento de Recursos Empresariais (também conhecido como ERP ou Sistema de Gestão Empresarial) tem ajudado empresas de vários portes e segmentos a acompanhar o que acontece em muitas áreas dos negócios.  

Por meio de um banco de dados central sobre áreas estratégicas da empresa, o ERP apresenta módulos integrados da área de recursos humanos, financeira, marketing, vendas, logística etc.

O todo sem a parte não é todo,

A parte sem o todo não é parte, 

Mas se a parte o faz todo, sendo parte, 

Não se diga, que é parte, sendo todo. – Gregório de Matos 

O ERP é uma ferramenta de negócios muito importante para a gestão financeira. O sistema de gestão empresarial automatiza processosmelhora controles internos e ajuda os gestores a tomarem decisões sobre o presente e o futuro da empresa com mais sinergia, inteligência e rapidez. 

Uma plataforma de conciliação financeira é fundamental nesse processo porque consegue identificar inconsistências financeiras que o ERP não mostra.

Neste artigo, vamos falar sobre os principais motivos para não usar um ERP como conciliador de cartões. Além do porquê fazer a integração entre um ERP e uma Conciliadora de cartões.  

Por que não usar um ERP como conciliador de cartões? 

Um ERP está para a Clínica Geral assim como uma Conciliadora de cartões está para a Cardiologia  considerando que departamento financeiro é o coração das empresas.  

Ou seja, ambas as ferramentas precisam fazer parte da rotina financeira das organizações. Uma não existe sem a outra, parafraseando Gregório de Matos.

Essa comparação simples é para ajudar a entendeo óbvio: quando você precisa resolver um problema específico da sua saúde, você procura um especialista. Assim também acontece com a conciliação financeira das empresas. 

O ERP pode apontar que há algo errado na conciliação bancária, por exemplo. Mas é a conciliadora de cartões que vai identificar os detalhes da origem do erro muito antes da etapa de conciliação bancária, além de suas causas e a melhor forma de eliminá-lo em muito menos tempo. 

Quando ambas as ferramentas trabalham juntas, erros operacionais e humanos são raros de acontecer porque a entrada de dados na plataforma de conciliação financeira é automática e em conformidade com altos níveis de segurança. 

Ou seja, uma plataforma de conciliação financeira especializada promove mais rapidez, transparência e integridade dos dados conciliados. 

Optar por não adotar uma conciliadora independente de um ERP é limitar as possibilidades de o negócio descobrir cobranças indevidas, perder tempo com retrabalho, diminuir a performance do time financeiro e acabar deixando a conciliação financeira ser negligenciada. Confira a seguir mais motivos para não usar um ERP como conciliador de cartões.

A quantidade de bandeiras, adquirentes, vouchers, assim como os novos meios de pagamento como PIX, carteiras digitais, QR Codes, apps de delivery etc. aumenta a complexidade da gestão financeira. Pois, cada tipo de pagamento tem seus prazos específicos para o dinheiro cair na conta do lojista. Além das taxas referentes a cada venda que podem ser cobradas incorretamente sem que o lojista saiba, como taxas de aluguel de maquininhas de cartão, taxas sobre antecipação de recebíveis, taxas de conectividade, taxas de transações e taxas administrativas de cartões. 

A falta de acesso a esses dados conciliados usando apenas um ERP pode acabar levando o time financeiro a fazer o acompanhamento manual por meio de planilhas. Contribuindo para imprecisões no fluxo de caixa e a perda de timing para tomar decisões estratégicas e mais rápidas. 

Ao automatizar a gestão financeira, uma das coisas mais importantes é não depender de comprovantes físicos de vendas. Ao usar um ERP integrado a uma plataforma de conciliação financeira que possua a declaração de garantia ISAE3402  sendo a Equals a única conciliadora brasileira a possuir , os nossos clientes podem usar a auditoria de taxas da Equals para contestar cobranças indevidas.  

A ISAE 3402 é uma declaração de garantia com padronização de segurança internacional que garante a veracidade, integridade e auditoria das informações que circulam pelo sistema Equals. 

Usar apenas um ERP deixa o negócio exposto a riscos de perdas de documentos importantes com chances menores de manter pagamentos em dia, como também de rastrear com precisão problemas com pagamentos. 

Desta forma, o fluxo de trabalho também acaba sendo impactado com a possibilidade de extravio de documentos devido a erros manuais. 

Por que integrar um ERP com uma Conciliadora de cartões?

Fazer a integração entre um ERP e uma Conciliadora de cartões é importante porque coloca o departamento financeiro no controle total do fluxo de caixa da empresa. Dessa forma, as projeções financeiras são melhor embasadas sem comprometer o capital de giro do negócio. 

Com os 2 softwares trabalhando juntos, o lojista sabe em primeira mão quanto, quando e como vai receber pelas suas vendas. Pois, quanto mais informações você tiver para alimentar o ERP, melhor será o planejamento financeiro e os benefícios que essa integração pode trazer. Veja os principais a seguir. 

Um ERP já facilita a integração entre times e com uma conciliadora integrada, o fluxo de trabalho vai eliminar processos entediantes e repetitivos. Permitindo acesso mais rápido a valores conciliados independentemente do nível de complexidade das operações financeiras: seja para conciliação de cartões, de vendasde pagamentos, de antecipação de recebíveis, conciliação bancária, conferência de dinheiro etc

Quando um ERP é parametrizado sem fazer a integração com um conciliador, a área de TI tem que ficar responsável por fazer a leitura de todos os arquivos de extrato eletrônico das adquirentes que a empresa usa. O que acaba gerando um esforço a mais que não estava previsto para a organização.

Na prática, a área de TI tem que ficar responsável por verificar se as adquirentes enviaram todos os arquivos necessários todos os dias. Se o arquivo veio corrompido ou não, o esforço sempre será maior para o time de TI do lojista porque as adquirentes podem alterar seus layouts e o lojista tem que alterar a leitura do próprio ERP.

Quando o ERP está integrado a uma conciliadora, esse trabalho que era realizado em dias, poderá ser feito em minutos para que os colaboradores dediquem tempo ao que realmente importa: seu crescimento profissional e o da organização. 

Por meio da integração, a empresa consegue gerir melhor seu fluxo de caixa e o estoque. Com a ferramenta de conciliação financeira integrada ao ERP, o time financeiro vai receber um push notification assim que a conciliadora identificar cancelamentos, chargebacks e suspeitas de fraude. Esse aviso é enviado antes mesmo de a operadora de cartão contatar o lojista sobre o problema. O que pode ajudar na contestação de chargeback e diminuição de perdas financeiras.

As empresas já têm bastantes dados disponíveis. Ao integrar seu ERP com uma conciliadora, as organizações terão a chance de potencializar a identificação de insights para a melhoria contínua da tomada de decisões. 

Essa radiografia completa das finanças da empresa pode ser obtida com a conciliadora de cartões líder de mercado no Brasil, a Equals. A Equals tem mais de 90 meios de pagamento homologados e faz integração direta com os maiores ERP’s e sistema de gestão do mercado. 

Conheça mais as nossas soluções e entenda como podemos ajudar você e sua empresa a transformar complexidade em produtividade.

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