Passo a passo: conciliação financeira para e-commerce

14 abril 2021
As empresas que ainda lidam manualmente com uma quantidade enorme de dados para fazer a conciliação financeira estão sujeitas a erros humanos e operacionais que podem custar muito caro. Entenda por que a conciliação financeira é importante para um e-commerce, quais os principais desafios e benefícios e o passo a passo para aplicá-la ao negócio.

Com o crescimento do e-commerce chegando a 52% em 2020, segundo a Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), crescem os desafios e as necessidades para as empresas terem novas soluções tecnológicas para se adaptarem mais rápido. 

O comércio eletrônico tem provocado mudanças no processo de fabricação, venda e entrega de produtos.  

Você conseguiria imaginar que toparia fazer um pedido de um prato “desmontado no e-commerce do seu restaurante favorito e finalizar em casa só para ter a certeza de consumi-lo quente? Ou ir a uma loja de roupas, provar peças, fazer o pedido no e-commerce da empresa e recebê-lo em sua casa dentro de algumas horas já com os ajustes necessários nas roupas que comprou? 

Bill Gates chegou a falar que no futuro só existirão 2 tipos de empresas: as que estão na internet e aquelas que não existem. 

Com a internet, o e-commerce permite que as empresas vendam mais e se consolidem. Pode haver regras específicas entre países para que uma compra seja feita e o lojista precisa dispor de meios de pagamentos com os quais o consumidor poderá pagar online, na loja física ou os 2 ao mesmo tempo. 

A necessidade de entregar uma experiência cada vez melhor para um consumidor mais exigente tem levado muitas empresas a adotarem a automação financeira.  

As empresas que ainda lidam manualmente com uma quantidade enorme de dados para fazer a conciliação financeira estão sujeitas a erros humanos e operacionais que podem custar muito caro. 

Por que a conciliação financeira é importante para o e-commerce? 

A conciliação financeira é uma prática contábil muito importante para a gestão financeira de e-commerces. Por meio dela, negócios de diferentes tamanhos conseguem ter uma visão 360° das entradas e saídas do caixa, além dos prazos para depósitos. A conciliação financeira é importante para o comércio eletrônico porque ajuda a identificar inconsistências, fraudes e permite que o e-commerce consiga tomar decisões melhores sobre seu futuro. Pois, o departamento financeiro é o coração de uma empresa. 

A conciliação financeira verifica se há ou não há disparidades nos dados disponibilizados pelas adquirentes sobre as vendas que uma empresa fez. Por isso, é fundamental conferir diariamente os descontos cobrados, prazos estabelecidos e valores pagos. 

Quais os desafios da conciliação financeira manual para o e-commerce?

Quando uma empresa cresce, suas responsabilidades e desafios também aumentam. Essa é a lógica. Gerenciar múltiplos meios de pagamentos, conciliar diversos formatos de arquivos, estabelecer variadas integrações, controlar prazos de pagamentos e recebimentos diferentes etc. 

Cada adquirente trabalha com uma data diferente da outra sobre os valores que tem a repassar para um e-commerce, o que gera uma agenda de recebimentos futuros mais complexa. Os formatos de arquivos podem variar também: pdf, CSV, texto etc. O controle financeiro manual pode se transformar em uma colcha de retalhos porque exige um nível de atenção a detalhes que até o profissional mais capacitado não é capaz de lidar sozinho. O time financeiro se sentirá perdido, logo, o tempo e muitos dados importantes poderão ser perdidos também. 

O e-commerce paga taxas tantos para realizar uma venda como estornar um cliente, o que neste caso acaba gerando um chargeback — quando um cliente solicita um cancelamento de um pedido diretamente com a operadora do cartão. Mas nem todo comércio eletrônico faz o registro dessas operações. E é aí que mora o perigo. As bandeiras de cartões costumam ter programas de controle de chargeback. Quando um e-commerce ultrapassa o limite estabelecido, poderá ser multada e em casos mais graves perder a autorização para aceitar a bandeira em suas transações.

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Não ter um programa para controlar chargebacks acaba deixando a administração míope sobre a saúde financeira do negócio. Além de não se ter ciência se o e-commerce vem sofrendo ataques de fraudadores. 

O negócio estará perdendo muito no longo prazo e a falta de um controle rigoroso afetará a gestão de estoque e todo o planejamento financeiro.  

A conciliação financeira manual faz o departamento financeiro verificar transações que não apresentam erros. A sensação é de tentar encontrar uma agulha no palheiro. O trabalho é lento e muito caro. A empresa involui e as operações financeiras que realmente precisam de mais atenção podem passar despercebidas, pois, os profissionais podem já estar cansados demais por terem gasto muita energia com o que não tinha a mesma prioridade.

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Quais os benefícios da conciliação financeira automática para o e-commerce? 

Além da possibilidade de lidar de igual para igual com as empresas de meios de pagamento, o e-commerce consegue ter controle total sobre todas as transações financeiras. Os processos se tornam mais fluidos e a gestão financeira mais inteligente. Dentre os principais benefícios, estão: 

Por meio da auditoria de taxas e terminais, o e-commerce conseguirá descobrir quais valores estão diferentes daqueles que foram definidos em contrato. Com a economia, o dinheiro poderá ser realocado para áreas estratégicas da empresa. 

Com automação, a possibilidade de cometer erros diminui drasticamente. A conciliação financeira se torna mais segura, confiável e o departamento financeiro pode ser mais produtivo, pois os registros de informações são automáticos e ainda fornecem relatórios para análise. 

Com a plataforma de conciliação financeira Equalsvocê tem mais controle e visibilidade sobre chargebacks. Além de ser automaticamente avisado por e-mail ou notificação push pelo smartphone sobre qual foi o pedido exato no qual um chargeback foi solicitado. O que garante mais tempo para contestação e consequentemente redução de perdas. 

Quando um produto tem muita saída, um estoque mínimo precisa ser definido com o fornecedor. A automação financeira ajuda o e-commerce a ter um controle mais completo sobre os períodos mais rentáveis do negócio e ter capital de giro suficiente para que a empresa tenha sucesso. 

Passo a passo: conciliação financeira para e-commerce 

  1. Verificar saldos iniciais

O ponto inicial de todo o processo deve ser sempre o envio dos arquivos de operações financeiras pelas adquirentes para a conciliadora de cartões. Às vezes há a necessidade de converter o formato dos arquivos para que possam ser lidos pelo sistema de conciliação. Uma ferramenta de automação financeira como a Equals elimina todo esse trabalho manual.

ATENÇÃO: Esses arquivos precisam conter quais taxas foram submetidas em cada uma das transações.

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  1. Registrar variação dos saldos finais 

Se não houver inconsistências entre os valores comparados, ou seja, o saldo final com o saldo que consta no software de conciliação, então o resultado pode ser liquidado. Caso exista diferença entre as comparações dos saldos, será necessário investigar o que há de errado. 

  1. Atualizar a fonte de dados interna

É necessário fazer uma atualização na fonte de dados interna do e-commerce para que novas transações possam ser registradas no documento externo, como a emissão de novas faturas, contas a pagar, juros etc. 

  1. Revisar o saldo final

O objetivo agora é que o saldo final da conta que está sendo conciliada na plataforma de conciliação financeira coincida com o saldo final do documento externo por meio do qual o e-commerce está fazendo a conciliação.

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Porém, se mesmo depois que todas as transações consideradas legítimas que estavam ausentes ou duplicadas já foram lançadas ou removidas ainda assim diferir, será preciso fazer um relatório para conseguir entender o que provocou os erros. Geralmente a causa se refere a dinheiro em trânsito ou até transações ocultas.

É indispensável produzir esse relatório para evitar mais erros nas próximas conciliações financeiras e problemas no fluxo de caixa do e-commerce.

A conciliação financeira é uma das atividades mais importantes para a sobrevivência e crescimento de um e-commerce 

A conciliação financeira manual acaba impactando muito a produtividade e resultados de um e-commerce. A automação pode tornar esse processo menos tedioso e com muito menos erros. Comece digitalizando todos os processos e os documentos financeiros usados pelos profissionais. Assim, o acesso aos dados vai ser mais seguro e muito mais rápido. 

Uma plataforma de conciliação financeira como a Equals pode ajudar a digitalizar os processos financeiros e otimizar o tempogestão financeira em 5 níveis: 

Com a Equals, todo o processo financeiro se torna mais simples evitando perda de informações com a garantia de que toda a conciliação financeira seja feita em tempo real.

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