Automatização de processos no financeiro: o guia completo

26 fevereiro 2020
Reduzir custos, melhorar controles e evitar perdas. Tudo isso é possível com a automatização de processos. Entenda tudo sobre o tema no nosso guia!

Gerenciar e executar as tarefas do departamento financeiro é um enorme desafio. Afinal de contas, estamos falando de uma área sujeita a riscos econômicos, decorrentes de perdas por erros ou simplesmente pela falta de controles ou de estratégia. É aí que entra a automatização de processos.

A evolução tecnológica tem favorecido a realização das tarefas do setor financeiro por meio de softwares e dispositivos que facilitam a execução das atividades diárias e tornam a gestão mais estratégica.

Dessa forma, o setor financeiro é responsável por gerenciar todos os recursos da organização. Esse trabalho é o que garante a sustentabilidade das operações e a expansão dos negócios.

Por isso, confira neste guia qual a importância da automação financeira e como adotá-la de forma eficiente na sua empresa. Acompanhe!

Entenda a importância da automatização de processos no financeiro

A automatização financeira consiste no uso de recursos tecnológicos para execução de atividades e análise de resultados relacionados às finanças da empresa. O objetivo é reduzir ao máximo a realização de tarefas manuais, que seriam feitas pelos colaboradores.

Dessa forma, evita-se a ocorrência de erros e perdas. Além disso, é possível direcionar as pessoas para funções estratégicas em vez de ocupá-las majoritariamente com processos operacionais.

Modernizar a execução das tarefas traz uma série de benefícios. Entre eles, podemos destacar:

Para usufruir de todas essas vantagens é importante adotar ferramentas que estejam alinhadas às necessidades da sua empresa. É isso que vamos detalhar a seguir.

Confira 10 dicas essenciais para a automatização do setor financeiro

A automatização de processos, como demonstramos, favorece as operações da empresa. Mas de que forma isso acontece e como é possível adotá-la de maneira eficiente? Basicamente, é necessário que, primeiro, você faça um diagnóstico dos procedimentos realizados pelo setor financeiro, para só então verificar quais são os aspectos que precisam e podem ser automatizados.

Destacamos, a seguir, as etapas fundamentais para que você consiga avaliar a importância da automatização para o seu negócio, indicando, inclusive, como é possível mensurar o desempenho do setor. Confira!

1. Mapeie processos

Compreender processos é o primeiro passo para melhorar a gestão. Para verificar como são a estrutura e o fluxo das atividades, é necessário fazer um mapeamento, registrando as rotinas atuais e os aspectos que não estão funcionando ou que deveriam ser executados de forma mais eficiente.

Entre os problemas comuns que podem ser identificados estão o retrabalho e a execução dos processos. Para solucioná-los, vale a pena identificar qual ordem dos procedimentos tornaria o fluxo ainda mais ágil. Depois de feito o diagnóstico, é necessário registrar o formato ideal para executar os trabalhos.

Ao corrigir essas deficiências, é possível melhorar a produtividade, reduzir custos, minimizar a ocorrência de erros e aumentar o controle sobre os processos.

Após mapear os processos, vale a pena desenhar um fluxograma. Ele precisa ser objetivo, claro e de fácil compreensão para que as tarefas sejam desempenhadas com qualidade. Este é o momento de corrigir todas as lacunas. Por isso, pense em fluxos de processos que melhorem a sua estratégia operacional.

Em relação aos erros na condução dos processos, podemos pensar, por exemplo, na existência de muitas etapas que tenham pouco efeito sobre as operações ou que sejam executadas em um prazo muito maior do que deveriam.

É o caso dos registros de informações feitos manualmente ou das conferências (conciliações) financeiras. Esses são procedimentos que deveriam ser rápidos e simples, facilitando dessa forma o controle sobre movimentações financeiras em tempo real. 

Há, ainda, situações em que existe um problema geral no setor. A frequente ocorrência de erros é um indicativo de que, possivelmente, os procedimentos não estão bem encadeados. Vale verificar se o fluxo de trabalho, caso não seja o problema em si, pode trazer as respostas desejadas.

2. Avalie o desempenho do setor

Para entender a importância da automatização de processos, nada melhor do que fazer uma análise rigorosa sobre o desempenho do departamento financeiro. Todos os indicadores que apresentem informações estratégicas sobre a execução das atividades devem ser adotados.

Essa avaliação pode ser feita por meio de KPIs (Key Performance Indicators), ou seja, indicadores de desempenho. Cada empresa e cada setor deve estabelecer quais são as métricas mais estratégicas para verificar os resultados. No caso do setor financeiro, é possível conferir aspectos como:

Observe que essas métricas estão vinculadas à rotina operacional do departamento. Então vamos detalhar como é possível usar cada um desses indicadores. Acompanhe!

Custos

Todos os departamentos de uma empresa geram custos. É importante avaliá-los para otimizar ao máximo os recursos investidos no negócio. Se é possível reduzir os custos em uma área, sobram valores que podem ser investidos em outros setores ou mesmo no crescimento da organização.

Os custos podem ser avaliados sob diferentes aspectos. Como aqui o objetivo é analisar a eficiência na execução dos processos, sugerimos cálculos que permitam identificar o impacto das despesas por funcionário ou por dia de trabalho. As fórmulas para calcular essas informações são simples. Veja:

Custo por funcionário = despesas com departamento / número de colaboradores

Custo por dias de trabalho = despesas com o departamento / dias 

Esse indicador é fundamental, pois evidencia qual é a realidade orçamentária atual. Esse dado, posteriormente, deve ser comparado com os efeitos gerados pela automatização de processos.

Resultado financeiro

Assim como há custos relacionados ao setor, existe o retorno financeiro gerado por ele. No caso do departamento financeiro, esse retorno pode não ser tão simples de identificar, pois é a área que fica responsável pelo processamento de todas as movimentações financeiras da empresa.

Entretanto, é possível identificar alguns resultados. Um bom exemplo é a apuração de receitas geradas pelos serviços de cobrança. Essa é a atividade que se encarrega de buscar valores que deveriam ingressar no caixa da empresa, mas que, por inadimplência, deixaram de ser recebidos.

Um indicador viável, nesse caso, é o de receitas recuperadas, o que pode ser avaliado por funcionários que executam essas funções. Um cálculo possível de ser executado é o seguinte:

Receita recuperada por funcionário = valores recuperados / número de colaboradores

Outra forma de verificar esse resultado é calculando o montante de receita perdida por inadimplência em relação ao total recuperado pelo setor. Nesse caso, é possível verificar o percentual de retorno do departamento. Observe:

Percentual de recuperação = valor recuperado / valor total inadimplente x 100

Nesse último caso, podemos exemplificar, considerando que o departamento, ao longo do mês, tenha recuperado R$ 200 mil junto aos devedores de um total de R$ 500 mil que estão pendentes.

Percentual de recuperação = 200.000 / 500.000 x 100

Percentual de recuperação = 20%

Essa mesma lógica pode ser adotada para outras funções que gerem retorno financeiro possível de ser auferido em relação às atividades realizadas pelo setor.

Por que essas análises são tão importantes? Elas demonstram a capacidade de entrega do departamento. No primeiro caso, é possível verificar quanto cada funcionário consegue contribuir para resgatar créditos.

No segundo caso é interessante verificar quanto o departamento consegue recuperar. Note que no exemplo que usamos temos um índice de recuperação de 20%. Esse percentual pode ser baixo porque há falhas nos processos ou mesmo porque as informações sobre inadimplência não chegam ao setor. São situações que podem ser corrigidas com a automatização de processos.

Produtividade

A produtividade do setor financeiro é outro indicador a ser verificado. Algumas formas de verificar o desempenho são:

Produtividade = tarefas totais realizadas / número de profissionais

Produtividade por horas trabalhadas = horas trabalhadas / quantidade entregue

Produtividade por resultado financeiro = resultado financeiro / número de profissionais

Esse tipo de análise é importante porque ressalta o quanto a empresa perde ao deixar funcionários dedicados a tarefas que não geram valor para a empresa. Um exemplo é quando colaboradores são direcionados para fazer conferências que podem ser realizadas pela conciliação automatizada.

Você vai conseguir observar quais são as atividades que consomem mais tempo da equipe e que poderiam ser reduzidas. É importante lembrar que muitos fatores podem afetar a produtividade, por isso, seja criterioso na análise.

Controle de perdas

É importante verificar também as perdas, que podem estar sendo causadas por falhas nos processos. Um exemplo é comparar os registros de vendas com o saldo creditado no fluxo de caixa. Nesse caso, é possível identificar o percentual de perdas que talvez tenha ocorrido por falta de rigor no processamento das informações. Um cálculo possível de ser adotado é o seguinte:

Perdas = total vendido / total creditado x 100

Vale destacar que, nesse caso, deve-se ter atenção em relação aos prazos de recebimento, caso parte das vendas tenha sido feita em cartão. Dessa forma, pode-se avaliar, por exemplo, cada meio de pagamento em separado, considerando a previsão de receitas previstas para cada dia.

Considere que a previsão da empresa é de que sejam creditados, na data de hoje, R$ 100 mil em valores decorrentes de vendas efetuadas no cartão de crédito no dia. Se o valor efetivamente creditado for de R$ 95.000, o cálculo possível é:

Perda = ((total previsto – total creditado) / total previsto) x 100

Perda = ((100.000 – 95.000) / 100.000) x 100

Perda = (5.000 / 100.000) x 100 = 5% 

Esse é um dado que pode indicar que procedimentos deixaram de ser realizados ou foram concluídos com falhas.

Retrabalho

O retrabalho é fundamental. Nos itens anteriores indicamos algumas falhas possíveis. Todas elas exigem que tarefas sejam refeitas, acarretando perdas com retrabalho. É possível calculá-lo da seguinte forma:

Índice de retrabalho = total de atividades refeitas / atividades totais x 100

Esse também é um indicador percentual, que pode ser acompanhado frequentemente a fim de verificar se há melhoras no processo ou não.

3. Identifique como a automação pode solucionar os desafios do setor

A automatização de processos é, atualmente, uma das principais formas de melhorar a eficiência no setor financeiro. Softwares de gestão financeira automatizam processos meramente operacionais, mas extremamente necessários.

O uso de recursos tecnológicos agiliza as etapas operacionais, favorece o controles das informações e aumenta a segurança na execução das atividades. Isso porque a automatização de processos reduz riscos de erros, na medida em que diminui a quantidade de etapas e pessoas envolvidas em um mesmo procedimento.

4. Escolha softwares que reduzam processos operacionais

Agora que você já sabe quais são e onde estão as falhas, é hora de identificar quais soluções podem reduzir os erros ou melhorar o desempenho financeiro. A automatização de processos deve ser avaliada de acordo com as necessidades da sua empresa. Por exemplo, sinalizamos a importância da conciliação para identificar onde estão falhas.

Um software que realize as conciliações de forma automatizada reduz a necessidade de dedicar um funcionário especificamente para essa função, além de garantir que todos os dados estão sendo processados adequadamente.

5. Redefina processos

Com processos analisados e as soluções em automatização identificadas, é hora de redesenhar os processos. Avalie, sobretudo, se é possível eliminar etapas, o que, consequentemente, reduz os custos operacionais do departamento. Continuando no exemplo anterior, se for adotada a conciliação automatizada, não é mais necessário ter esse processo na rotina do setor. Certo?

O mesmo vale para outras atividades, como a realização de registros que podem ser feitos automaticamente. Por exemplo, a cada venda, o sistema já abastece as informações do setor de forma automatizada, sem que seja necessário que alguém busque as informações e registre-as.

6. Integre sistemas

Os processos já estão mapeados e desenhados, agora é preciso viabilizar ao máximo a execução das atividades. Sabendo que as etapas têm um ordenamento a seguir, como fazer com que um processo seja ligado a outro de forma rápida e correta? A melhor solução vem da integração de sistemas.

Sistemas integrados são excelentes mecanismos para excluir do fluxograma de atividades que não contribuem em nada para o resultado operacional. O setor financeiro pode ser muito beneficiado pela integração entre sistemas.

A conciliação, por exemplo, pode estar integrada a softwares de gestão. Dessa forma, as informações estão sempre disponibilizadas para todos os envolvidos nas funções sem que mais de uma pessoa fique responsável por processar os mesmos dados.

É fundamental que a busca de informações não seja, em si, um processo. Por exemplo, para realizar uma atividade, um profissional precisa solicitar que outro localize os dados de que necessita. Há uma interrupção no fluxo apenas por conta dessa apuração. Um funcionário, portanto, dependerá da agilidade do outro, enquanto o cliente ou os processos envolvidos na sequência são prejudicados.

Um sistema integrado extingue aquele processo demorado e pouco estratégico desempenhado apenas para acesso às informações. Isso, por si só, já reduz bastante o tempo total para a conclusão de um ciclo de trabalho.

Outra vantagem dos sistemas integrados é a maior agilidade no sequenciamento dos processos. A comunicação entre o setor de recebimentos com o de cobrança de pagamentos, por exemplo: quanto mais ágil for, mais rapidamente se conseguirá solucionar pendências e otimizar o fluxo de caixa.

Para isso, é importante que exista um sistema funcional e ágil ligando as duas etapas. O reflexo, ao final, será a maior integração entre departamentos.

7. Estabeleça metas claras e viáveis

Elabore metas de ganho de produtividade que sejam possíveis de concretizar e que estejam amparadas por uma base métrica consistente. Isso também será importante para controlar processos.

Se sua empresa tem o propósito de elevar a produtividade, ela precisa acompanhar os resultados para verificar se, realmente, está sendo bem-sucedida. Para isso, os KPIs são fundamentais, pois vão indicar exatamente como estava o desempenho antes e depois das mudanças.

8. Utilize painéis de controle para verificar resultados

Todos os aspectos apontados até aqui terão pouca efetividade se não houver um acompanhamento das rotinas. Ou seja, a mensuração dos resultados. Sem isso, como saber se o fluxograma está trazendo os benefícios desejados?

Citamos, anteriormente, a importância de definir os indicadores de desempenho mais adequados para verificar os resultados do setor financeiro da empresa. Agora, o foco está no acompanhamento para que possíveis erros possam ser corrigidos o quanto antes.

Para que seja possível fazer todas essas análises, é imprescindível que existam mecanismos de acompanhamento dos processos, com registros dos números, prazos e informações que vão alimentar as métricas de controle.

Ao implantar a automatização de processos no financeiro, certifique-se de que terá à sua disposição um dashboard (painel de controle) funcional e que apresente informações em tempo real, bem como gere relatórios analíticos sobre o desempenho do setor.

9. Sistematize a gestão de recebíveis

A gestão de recebíveis nada mais é do que o gerenciamento dos créditos que a empresa tem a receber. Esse controle, quando feito manualmente, requer dedicação de tempo apenas para verificar se os valores a receber estão sendo computados e creditados adequadamente.

Por meio da automatização de processos isso pode ser realizado de forma automática. Foi realizada uma venda? Os valores já estarão computados no sistema em tempo real. Houve ingresso de receitas? Então, automaticamente, elas estarão registradas nos sistemas. Assim, todos os colaboradores envolvidos nessas funções podem verificar os dados sempre que necessário.

10. Controle processos por meio de relatórios de desempenho

Os relatórios são documentos estratégicos na área financeira. São eles que vão indicar se os resultados gerais do negócio estão melhorando, se estão chegando às metas traçadas e onde estão erros que podem ser corrigidos.

A automatização de processos deve prever sistemas que possam ser capazes de gerar esse tipo de relatório em tempo real, de forma rápida e automática. Novamente, é mais uma forma de reduzir etapas, já que não será necessário exigir que alguém faça esse tipo de tarefa. Além do mais, os dados tendem a ser mais confiáveis, já que o processamento automatizado reduz as ocorrências de falhas humanas.

Saiba por que adotar uma plataforma de conciliação para o seu setor financeiro

A conciliação, como sinalizamos anteriormente, é importante sob diversos aspectos. Ela reduz a necessidade de pessoal dedicado exclusivamente a essa função, além de garantir que todas as conferências necessárias sejam realizadas em tempo real. Assim, as informações podem ser consultadas sempre que necessário.

Na automatização financeira há dois métodos fundamentais de conciliação:

Entenda como cada uma delas funcionam.

Conciliação bancária

O objetivo da conciliação bancária é verificar se as previsões financeiras estão se concretizando. O setor trabalha com projeções e é importante que essas projeções sejam avaliadas. Basicamente, a conciliação bancária vai comparar o fluxo de caixa com o saldo em conta corrente.

Essa é uma das formas mais simples para manter controles financeiros sempre em dia. Além disso, é possível verificar imediatamente onde estão as divergências, para que sejam prontamente corrigidas.

Dessa forma, todos os demais processos serão melhorados. Por exemplo, a elaboração dos relatórios financeiros e contábeis. Para que não sejam produzidos com divergência entre valores, é importante que desde a elaboração os dados estejam adequadamente conferidos.

A conciliação bancária traz as seguintes vantagens:

Conciliação de cartões

Da mesma forma como acontece na conciliação bancária, fazer a conciliação de cartões é imprescindível para o departamento financeiro. As informações sobre vendas feitas por cartões de débito e crédito devem ser rigorosamente conferidas porque há uma série de fatores que podem prejudicar o ingresso dos recursos em conta, tais como:

E, claro, a conferência não é algo simples e, se for feita manualmente, exige um tempo elevado de processamento dos dados e expõe o setor a erros manuais. Perder informações nesse processo é perder dinheiro.

No cenário atual, a automatização de processos é cada vez mais imprescindível. A concorrência de mercados é acirrada e os desafios econômicos enfrentados pelo país são grandes. Que empresa pode, nesse contexto, se expor a riscos financeiros?

Este guia foi desenvolvido, justamente, para mostrar como enfrentar esses desafios tendo a automatização de processos como aliada. Quer saber como implantá-la na sua empresa? Então entre em contato conosco agora mesmo!

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