Armadilhas para evitar na implantação do software de conciliação financeira

26 maio 2020
É evidente que a falta de planejamento é o principal erro a ser driblado na adoção da ferramenta e também durante a etapa de manutenção. Além da falta dele, destacamos a seguir algumas armadilhas que também precisam ser evitadas na implantação do software de conciliação financeira que foi escolhido.

Redução de custos, gestão de múltiplos meios de pagamentos, falta de confiança em processos manuais, receio de ser lesado pelas adquirentes, falta de assertividade nas informações, perdas financeiras, falta de visibilidade dos recebíveis etc. São muitas as preocupações de quem trabalha diariamente com a gestão financeira de uma empresa.

Esse ambiente caótico costuma levar os gestores a considerarem que a implantação de um software de conciliação financeira vai eliminar esses e outros problemas de uma vez por todas. Não é completamente errado pensar desta forma. Porém, é necessário observar que a adoção da ferramenta envolve muitas pessoas de diferentes níveis da hierarquia e, por isso, o seu planejamento precisa ser também nos níveis estratégico, tático e operacional. Ou seja, todos os indivíduos são importantes no processo.

É evidente que a falta de planejamento é o principal erro a ser driblado na adoção da ferramenta e também durante a etapa de manutenção. Além da falta dele, destacamos a seguir algumas armadilhas que também precisam ser evitadas na implantação do software de conciliação financeira que foi escolhido.

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1ª armadilha: Não planejar 

O planejamento é a fase mais importante de todo o processo. Não planejar implica também em problemas maiores em caso de imprevistos na implementação. E, assim, não haverá como pré-definir métodos sobre como contornar as falhas para cumprir os prazos estabelecidos, de modo que tudo ocorra dentro de um cronograma de atividades determinado previamente.

Como evitar: Mantenha todos os envolvidos cientes de suas funções no planejamento, além de uma comunicação eficaz e atualizada sobre todo o processo para atingir os objetivos com a implantação.

2ª armadilha: Focar no preço 

É certo que um dos benefícios de se adotar um software de conciliação financeira é a diminuição de custos, mas tornar o aspecto “preço” como determinante para a escolha pode custar caro. Quando uma empresa coloca as especificidades do negócio em segundo plano, está correndo o risco de não implementar uma solução condizente com o que realmente precisa em seu ramo de atuação, a partir das atividades que desempenha baseadas no tamanho que possui.

Como evitar: É necessário fazer uma “Análise de aderência” com os líderes da empresa para que todos possam apontar as necessidades dela e qual software de conciliação financeira pode se adaptar. 

3ª armadilha: Não treinar e desconsiderar os usuários 

É uma visão míope acreditar que os futuros usuários não precisam participar do processo de implementação. Quando uma empresa ignora aqueles que vão lidar com a ferramenta no dia a dia, está perdendo a oportunidade de entender problemas que talvez os gestores não saibam que precisam resolver.

Ao não ouvir os futuros usuários da plataforma, uma empresa pode tornar a sua adoção mais difícil porque os funcionários podem se mostrar resistentes durante os treinamentos que a organização venha a fazer. Em todo caso, é sempre melhor realizar treinamentos para evitar que os colaboradores tenham que comprometer sua produtividade ao aprenderem sozinhos a como usar a ferramenta.  

Como evitar: Ouça as opiniões dos usuários, permita que eles contribuam à sua maneira com a escolha do software e coloque treinamentos para todos no cronograma de implantação.

4ª armadilha: Pular etapas da implementação 

São as necessidades específicas de cada organização que vão determinar a duração de todo o processo de implementação. Pular etapas ou tentar fazer a implantação às pressas pode não trazer os resultados almejados. Tal como as finanças de uma empresa, a implementação do software demanda que as etapas do processo precisem ser cumpridas com inteligência, eficiência, zelo, atenção, segurança e transparência. Detalhes importam e são eles que vão indicar o sucesso da adoção da ferramenta.

Como evitar: Escolha bem as pessoas que vão estar à frente da implementação e as oriente a cumprir uma etapa por vez, dispondo o tempo necessário que foi estipulado no cronograma.

5ª armadilha: Achar que o software de conciliação financeira, sozinho, resolve tudo 

Além de ter o objetivo de resolver todas as preocupações mencionadas no primeiro parágrafo deste artigo, uma ferramenta de conciliação financeira permite automatizar processos e otimizar o fluxo de trabalho. E precisa de quatro coisas para funcionar: um excelente software de conciliação financeira, usuários treinados, definição dos processos operacionais e uma cultura forte quanto ao uso da tecnologia.

Como evitar: Monitore a utilização do software entre os colaboradores. Demonstre a importância que as informações usadas por meio dele serão benéficas para a integração e crescimento de todos.

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